사내 메신저 사용의 모범사례 - Best Practices for Instant Messaging at Work

https://hbr.org/2020/03/best-practices-for-instant-messaging-at-work  (2020 년 03월 by Dustin York)

Best Practices for Instant Messaging at Work

이 포스트는 위의 Dustin York 의 Best Practices for Instant Messaging at Work 내용을 ChatGPT 를 통해 요약하였습니다.

- 직장내 인스턴트 메신저 사용에 대한 모범 사례는 다음과 같습니다.

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1. 목적과 용도를 명확히 이해하세요: 인스턴트 메시징은 실시간 소통과 빠른 결정에 유용하지만, 전화나 이메일 등 다른 커뮤니케이션 도구와는 목적과 용도가 다릅니다. 간단한 질문, 업무 업데이트, 미팅 일정 확인 등의 일상적인 대화에 사용하되, 복잡한 주제나 중요한 결정에는 더 적합한 도구를 사용하는 것이 좋습니다.

2. 적절한 메시지 전달 시기: 인스턴트 메시징은 실시간으로 이루어지지만, 상대방이 바쁠 수도 있으므로 메시지를 전달할 때 적절한 시간을 선택해야 합니다. 업무 시간에 다른 사람을 방해하지 않도록 주의하고, 긴급한 문제가 아니라면 비즈니스 시간 외에는 보내지 않는 것이 좋습니다.

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3. 명확하고 간결한 메시지 작성: 인스턴트 메시징은 일반적으로 짧은 메시지를 주고받기 때문에 명확하고 간결하게 작성하는 것이 중요합니다. 불필요한 세부사항을 제거하고, 필요한 정보를 명확하게 전달하세요. 길고 복잡한 메시지는 효율성과 이해도를 저해할 수 있습니다.

4. 존중과 전문성 유지: 인스턴트 메시징은 빠르고 비공식적인 소통 방법이지만, 직장에서도 존중과 전문성을 유지해야 합니다. 다른 사람의 시간과 일정을 고려하고, 적절한 인사말과 단정한 언어를 사용하세요. 또한, 감정적인 반응이나 논쟁을 피하고, 긍정적이고 협력적인 태도를 유지해야 합니다.

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5. 개인정보와 보안 유의: 인스턴트 메시징은 정보를 빠르게 공유하는 도구이므로 개인정보나 기밀 정보를 신중하게 다루어야 합니다. 개인정보를 포함한 민감한 정보는 보안을 강화한 다른 도구를 사용하는 것이 좋습니다. 또한, 악의적인 링크나 파일에 대한 조심도 필요합니다.

6. 적절한 그룹 채팅과 채널 사용: 인스턴트 메시징 플랫폼은 그룹 채팅이나 채널 기능을 제공합니다. 이를 통해 특정 프로젝트나 팀에 대한 대화를 진행할 수 있습니다. 필요한 경우 적절한 그룹 채팅을 만들고 관련 인원들을 초대하여 커뮤니케이션의 효율성을 높일 수 있습니다.

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7. 기록과 검색 가능성: 인스턴트 메시징은 대화의 기록을 남기기 때문에 필요한 정보를 나중에 찾을 수 있습니다. 필요한 정보를 빠르게 검색하고 참조할 수 있는 방법을 익히고, 중요한 결정이나 약속은 다른 도구에도 기록하는 것이 좋습니다.

8. 효과적인 알림 관리: 인스턴트 메시징은 즉각적인 알림을 제공하기 때문에 알림 관리가 중요합니다. 중요한 메시지에 대해서만 알림을 받도록 설정하고, 직장 외의 시간에는 알림을 꺼두는 등 개인의 작업 흐름에 맞춰 알림을 관리하세요.

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9. 비상 상황에서의 사용: 인스턴트 메시징은 긴급한 상황에서 유용할 수 있습니다. 하지만 심각한 긴급 사태에 대해서는 더욱 빠른 응답이 필요하므로, 전화나 대면 소통을 우선으로 고려하는 것이 좋습니다. 비상 시나리오에 대비하여 대체 커뮤니케이션 방법을 항상 알아두는 것이 좋습니다.

이러한 모범 사례를 따르면 인스턴트 메시징을 효과적으로 활용하여 직장에서의 효율성과 협업을 향상시킬 수 있습니다.